Kupac je potvrdio porudžbinu, roba je skoro spremna, a prevoz tek treba organizovati. U tom trenutku „nekoliko kutija“ zvuči kao dovoljno precizan opis. Prevozniku su, međutim, potrebni podaci na osnovu kojih može da planira vozilo i utovar. Priprema robe za međunarodni transport zato počinje pre nego što paleta stigne do vrata magacina.
Pošaljite potpun upit
Kada tražite međunarodni transport robe, navedite adrese utovara i istovara, vrstu robe, broj paketa, dimenzije i bruto masu. General Transport na svom sajtu predstavlja međunarodni prevoz i logističke usluge, a precizan upit omogućava razgovor o konkretnom rešenju. Posebne uslove navedite odmah, umesto nakon prihvatanja ponude.
Ako podaci još nisu konačni, jasno ih označite kao procenu. Razlika između približne i izmerene mase može da utiče na organizaciju prevoza. Pošaljite potvrđene podatke čim završite pakovanje, kako bi prevoznik proverio da li dogovor i dalje odgovara pošiljci.
Izmerite ono što zaista putuje
Dimenzije proizvoda nisu uvek dimenzije transportnog pakovanja. U merenje uključite kutiju, paletu i elemente zaštite. Navedite da li teret sme da se slaže i da li postoji ograničenje u pogledu položaja.
Fotografija može da pomogne pri dogovoru, ali ne zamenjuje mere i masu. Ako je roba nepravilnog oblika, obeležite najisturenije delove i objasnite kako je zapakovana. Takođe navedite da li pošiljka sadrži materijal koji zahteva poseban režim prevoza, uz odgovarajuću dokumentaciju i stručnu proveru.
Pakovanje prilagodite putu i rukovanju
Pitajte odgovornu osobu za pakovanje da li zaštita odgovara predviđenom načinu transporta i pretovara. Važno je da roba ostane stabilna u svom pakovanju i da oznake budu vidljive. Lomljive i osetljive proizvode nemojte opisivati tek kada vozilo stigne.
Na svaki paket stavite identifikaciju koja se poklapa sa spiskom pošiljke. Ako šaljete više sličnih komada za različite primaoce, dodatno proverite oznake. Jednostavna interna kontrola pre otpreme može da otkrije zamenjenu nalepnicu dok je još lako ispraviti grešku.
Dokumentaciju usaglasite pre utovara
Potrebni dokumenti zavise od robe, rute i režima uvoza ili izvoza. Sa prevoznikom i špediterom proverite ko priprema koju ispravu i kada ona mora biti dostupna. Ne pretpostavljajte da ista dokumentacija odgovara svakoj pošiljci zato što je prethodni prevoz prošao bez problema.
Proverite da li se podaci o pošiljaocu, primaocu i robi podudaraju u pripremljenim dokumentima. Odredite jednu osobu koja prikuplja konačne verzije. Kada dokumenta šalje više kolega iz različitih poruka, lako se dogodi da neko koristi staru specifikaciju.
Dogovorite uslove na obe adrese
Navedite radno vreme magacina i kontakt osobe koja će dočekati vozilo. Potvrdite dostupnost opreme za utovar i istovar. Ako postoje uski prilazi, ograničenja ulaska ili obavezna najava, prevoznik to treba da zna pre dolaska.
Sa primaocem usaglasite način najave i prijema robe. Rok posmatrajte kroz dogovorenu uslugu i moguće zavisnosti, a ne samo kroz vreme same vožnje. Pitajte kako ćete dobiti obaveštenje o promeni plana i potvrdu isporuke.
Sačuvajte trag od upita do prijema
Na jednom mestu čuvajte prihvaćenu ponudu, konačan spisak robe i dokumenta o otpremi. Tako kolega može da preuzme komunikaciju bez pretraživanja celog sandučeta. Pri završetku isporuke proverite dogovorenu potvrdu prijema i eventualne zabeleške.
Priprema robe za međunarodni transport najbolje funkcioniše kada je odgovornost jasna za svaki korak. Precizno izmerena pošiljka, potvrđeni uslovi utovara i usaglašeni dokumenti daju prevozniku podatke potrebne za organizaciju, a vama bolji pregled celog posla.